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Créer un dossier de travail pour un groupe

En soi, tout membre peut crĂ©er un dossier puis le partager avec un groupe. Ici nous allons dĂ©crire plus spĂ©cifiquement la mĂ©thode que nous recommandons lorsqu’on souhaite crĂ©er des dossiers collectifs plus “structurants” pour son organisation tels que “bureau”, “compta” ou “communication” par exemple.

Pourquoi est-ce diffĂ©rent ? Rappelons que lorsqu’on partage un Ă©lĂ©ment au sein de nuage, que ce soit un fichier, un dossier, un calendrier… la propriĂ©tĂ© de cet Ă©lĂ©ment reste liĂ©e au compte qui l’a crĂ©Ă© en premier. Si la personne qui a crĂ©Ă© ces Ă©lĂ©ments quitte un jour l’organisation et demande Ă  supprimer son compte, c’est alors tous les Ă©lĂ©ments dont son compte a la propriĂ©tĂ© qui seront supprimĂ©s avec. Il existe une mĂ©thode pour transfĂ©rer la propriĂ©tĂ© d’un Ă©lĂ©ment Ă  un autre compte mais plutĂŽt que d’attendre que cela arrive il existe une autre voie qui permet de partir du bon pied dĂ©s le dĂ©part.

Pré-requis

  • Vous devez avoir dĂ©jĂ  crĂ©Ă© le groupe auquel vous allez donner accĂšs Ă  ce dossier de travail.
  • Avoir un compte “neutre” (gĂ©nĂ©rique) qui porte le nom de votre organisation par exemple. Nous conseillons d’ailleurs que ce soit le compte Ă  partir duquel vous administrez votre instance. cf. CrĂ©er un compte
  • Ajouter ce compte “neutre” dans le groupe auquel vous allez donner accĂšs Ă  ce dossier de travail.

Procédure

  1. Connectez-vous Ă  votre nuage avec le compte “neutre” citĂ© plus haut.
  2. Créez un dossier
  3. Ouvrez le volet de partage (1) du dossier, cherchez le groupe de votre choix en tapant son intitulĂ© dans la case prĂ©vue Ă  cet effet (2) puis sĂ©lectionnez-le (3). (Dans notre exemple il se nomme “ih-core”)

dossier de groupe

Observez que nous avons entourĂ© en rouge une icĂŽne en face de “ih-core”. Sa prĂ©sence indique que nous sommes bien en train de partager ce dossier avec un groupe et non un membre.

Note: Le groupe que vous cherchez n’apparaĂźt pas dans les possibilitĂ©s de partage ? Assurez-vous que votre compte fait bien partie du groupe en question. Tentez Ă©galement de vous dĂ©connecter puis vous reconnecter. Si le problĂšme persiste, contactez le support

  1. Ajustez ou vĂ©rifiez les permissions accordĂ©es aux personnes membres de ce groupe concernant le contenu de ce dossier en cliquant sur les “…” en face de l’intitulĂ© du groupe puis en activant/dĂ©sactivant ce qui vous convient.

dossier de groupe permissions

Et voilĂ  ! Dans notre exemple nous avons donc crĂ©Ă© un dossier “Communication” qui sera accessible Ă  toutes les personnes membres du groupe “ih-core”. Celles-ci pourront modifier son contenu, y crĂ©er de nouveaux Ă©lĂ©ments, en supprimer et les repartager. Enfin, comme nous avons crĂ©Ă© ce dossier avec notre compte “neutre”, ce dossier est pĂ©renne puisqu’Ă  priori il n’y a aucune raison que vous ne supprimiez ce compte qui en est propriĂ©taire.

NB : Sachez que vous pouvez librement partager ce mĂȘme dossier avec d’autres groupes suivant des modalitĂ©s de permissions diffĂ©rentes si vous le souhaitez. Il suffit de reprendre les Ă©tapes 3 et 4 avec un autre groupe. Et ça marche aussi avec des personnes.

⚠ Point de vigilance: Comme pour tout partage sur le nuage, gardez bien en tĂȘte que les permissions se transmettent aux Ă©lĂ©ments contenus dans le dossier partagĂ©. Un sous-dossier hĂ©ritera donc des rĂ©glages de partage et permissions allouĂ©s au dossier parent.